Leistungen:
Schreiben deiner Rechnungen und
Kontrolle der Zahlungseingänge
Wir schreiben
deine Rechnungen nach von dir vorgelegten Lieferscheinen
- Die Rechtsgültigkeit wird
eingehalten durch die vorgeschriebenen Bestandteile einer
Rechnung.
- Wir beachten die
Aufbewahrungsfristen – bei Unternehmen 10 Jahre, wogegen bei
Privatpersonen 2 Jahre genügen.
- Beachte bitte: Auch Verträge, z.
B. Wartungsverträge können als Rechnung angesehen werden.
- Bei elektronischen Rechnungen
muss der Empfänger einer elektronischen Rechnung zustimmen, das
kann sogar im Nachhinein oder stillschweigend geschehen. Die
qualifizierte Signatur ist keine Voraussetzung für den
Rechnungsversand mehr. Beim Empfänger müssen die elektronischen
Rechnungen separat gespeichert werden; dafür reicht ein
Windows-Ordner, der aber regelmäßig mitgesichert werden sollte.
Ein revisionssicheres Archiv ist nicht notwendig.
- Besonderheit bei
Kleinunternehmern ist der Zusatz: „Umsatzsteuerfrei aufgrund
der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UstG“.
- Führen eines chronologischen
Rechnungsausgangsbuches; diese Vorschrift ergibt sich aus § 238
Abs. 1 HGB für alle Kaufleute. Wenn die Buchhaltung durch uns
erledigt wird, lässt sich das Rechnungsausgangsbuch darüber
erstellen. Ist keine andere Möglichkeit auf der Seite des Kunden
vorhanden, kann ein Tabellenkalkulationsprogramm ausreichend sein –
über Excel kann eine einfache und schnelle Auswertung erfolgen.
- Kunden befinden sich automatisch
im Zahlungsverzug, wenn folgendes auf der Rechnung
angegeben wird: Datum der Fälligkeit oder die Anzahl der Tage nach
Rechnungsdatum. Das BGB § 286 regelt grundsätzlich, dass der Kunde
30 Tage nach Zugang der Rechnung in Zahlungsverzug ist. Privatkunden
müssen in der Rechnung darauf hingewiesen werden.
Zahlungseingänge kontrollieren
- Überwiesene Beträge mit
den zugehörigen Rechnungen abgleichen. Auf fehlerhafte Beträge
weisen wir sofort hin, damit später nicht aufwändig
nachgeforscht werden muss.
Versendung von Mahnungen
- Zunächst sollte man sich eine
Strategie zurechtlegen, wie bei der Mahnung von Rechnung
vorgegangen wird. Um den Prozess zu beschleunigen, ist es
unter Umständen durchaus sinnvoll, den persönlichen Kontakt zum
Kunden zu suchen, um die Gründe des Zahlungsverzugs zu klären
oder eventuelle Ärgernisse aus dem Weg zu schaffen.
- Wenn oben genannte Angaben auf der
Rechnung stehen, befinden sich Kunden automatisch im Zahlungsverzug
und es müsste eigentlich nicht mehr gemahnt werden, was aber
unüblich ist. Im Allgemeinen geht man wie folgt vor; das ist
nur eine grobe Richtung, du entscheidest konkret, wie
vorgegangen werden soll.
- Zahlungserinnerung 10 – 14 Tage
nach Fälligkeit
- Erste Mahnung 20 – 30 Tage nach
Fälligkeit
- Zweite Mahnung 40 – 50 Tage
nach Fälligkeit
- Dritte Mahnung 60 Tage nach
Fälligkeit
- Gerichtliches Mahnverfahren 80
Tage nach Fälligkeit
- Nach BGB § 280 kannst du beim
Zahlungsverzug von Kunden Schadenersatz fordern. Bei
Privatkunden aber nur, wenn der Kunde vorher darauf hingewiesen
wurde, dass er im Zahlungsverzug ist und dass du Schadenersatz
fordern wirst.
- Die Höhe von Verzugszinsen ist
in BGB § 288 geregelt.
- Die Mahngebühren können in
Rechnung gestellt werden.
- Bei gewerblichen Kunden ist ein
Pauschale von 40 € ok lt. BGB § 288.
- Bei Privatpersonen können nur
Kosten für Porto, Papier usw. eingefordert werden.
- Auf diese Kosten wird keine
Umsatzsteuer erhoben.
Stell dir deine Leistungen so zusammen,
wie du sie brauchst:
- Schreiben von Rechnungen nach
Lieferscheinen
- Auf Wunsch Erzeugung von PDF´s
zur Versendung von elektronischen Rechnungen
- Abgleich von Zahlungseingängen
- Versendung von Mahnungen und auf
Wunsch Kontakt zum Kunden – du entscheidest
- Unser Programm kann die Buchungen
aus dem Rechnungsprogram für die Finanzbuchhaltung sofort
übertragen
- Wenn wir deine Buchhaltung
(Link) erledigen sollen, buchen wir laufend und du bist dann immer
auf dem neuesten Stand. So sind die Mahnläufe ohne Zeitverzögerung
möglich
Da der Aufwand von Unternehmen zu Unternehmen höchst unterschiedlich ist, berechnen wir für diese Tätigkeiten einen Stundenlohn von 40 €.