Zeitmanagement – Tipps für effizientes Arbeiten

Hast du Lust, ein klein wenig Optimierung zu betreiben? Hier einige Tipps.

Technik

Man könnte sich einmal überlegen, welche Technik man überhaupt nutzt und versuchen, die Arbeit mit Ihnen effizienter zu machen. Hier hilft es, den Output zu messen und die Aufgaben mit dem geringsten Output von der To-Do-Liste zu streichen oder möglichst zügig abzuarbeiten.

Die wichtigsten Tools für Selbständige sind:

• Homepage-Baukästen / WordPress
• Programme für Projektmanagement wie z. B. Asana
• Kalender-Software
• Office-Paket für Texte, Tabellen, PDFs
• Rechnungsprogramm
• Buchhaltungsprogramm
• Adressverwaltung
• Dokumentenarchivierung
• Online-Speicherplatz

Beispiel eMails:

eMail-Programme können zu einer massiven Zeitverschwendung werden. Auf manche Mails muss man zwar sofort reagieren, andere Mails bzw. Aufgaben kann man aber bündeln, wie zum Beispiel die Bezahlung von Rechnungen. Da man immer ein paar Minuten braucht, um zu einer anderen Tätigkeit zurückzukehren, verlängert sich die Arbeitszeit schnell und man wird unkonzentrierter. Fasst bitte jede eMail möglichst nur einmal an und bearbeitet sie bis zum Ende, statt später noch einmal dazu zurückzukehren.

Ablenkungsarm arbeiten

• Als Büroangestellte*r kann man im Büro, zuhause oder auf dem Balkon arbeiten.
• Als Lehrer kann man zuhause oder in der Schule arbeiten.
• Zum Termin fahren oder skypen?

Wie kann ich Fragen am besten klären und habe am wenigsten Ablenkung, ist die Frage. Probiert es mal aus.

Aufgaben zu günstigen Tageszeiten erledigen

Dass es Sinn macht, Aufgaben zu bündeln, haben wir bereits besprochen. Aber auch die Tageszeit hat einen Einfluss – mir geht die Arbeit morgens am schnellsten von der Hand. Nach 5 bis 6 Stunden Arbeit wird man zunehmend langsamer und unkonzentrierter. Manchmal hilft es auch, wenn man für Aufgaben, die sehr langwierig erscheinen, ein knappes Zeitfenster plant. Man muss sich dann eine gute Struktur machen, damit die Arbeit schneller von der Hand geht. Das hilft oft schon.

Prioritäten setzen

Trennt euch zuerst von Dingen, die nicht funktionieren. Dann sollte das Wichtigste und Dringendste zuerst erledigt werden, gefolgt von den Wichtigen und weniger Dringenden Arbeiten. Der Rest kommt danach und Aufgaben können gebündelt erledigt werden. So reduziert sich der Zeitdruck ein wenig. Es hilft auch, bei den einzelnen Arbeiten ein wenig Puffer einzuplanen.

Routine-Aufgaben und ungeliebte Aufgaben an jemand anderen übergeben

Versucht mal, Routine-Aufgaben so gut wie möglich zu automatisieren und den Zeitaufwand möglichst gering zu halten. Und da die Menschen zum Glück verschieden sind, lasst weniger beliebte Aufgaben jemand anderen erledigen, der sie lieber mag und dem sie auch liegen.

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