Rechtliche Bestimmungen für eine ordnungsgemäße Buchhaltung

Die Grundlage für alle Buchhalter sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Bist du unsicher, welche Vorschriften die GoBD enthalten? Wir geben dir einen Überblick der wichtigsten Punkte….

Derzeit ist noch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 maßgeblich. Das neue BMF-Schreiben vom 11.07.2019 wurde zunächst zurückgezogen.

Welche Aufzeichnungen und Systeme sind betroffen?

Betroffen ist die Buchführung, also “Bücher” in Papierform ebenso wie die elektronische Aufzeichnung und Archivierung.

Dazu gehören – ursprünglich aus der Papierbuchhaltung kommend – folgende Bücher, die nach und nach durch elektronische Systeme ersetzt werden:

Dazu gehören – ursprünglich aus der Papierbuchhaltung kommend – folgende Bücher, die nach und nach durch elektronische Systeme ersetzt werden:

• Warenwirtschaftssystem
• elektronische Waagen
• Kassensysteme
• Zahlungsverkehrssysteme
• Taxameter
• Materialwirtschaftssysteme
• Fakturierungsprogramme
• Zeiterfassungssysteme
• Finanzbuchführungssysteme
• Anlagenbuchführungssysteme
• Lohnbuchhaltungssysteme
• Archivierungssysteme
• Dokumentenmanagementsysteme

und deren Schnittstellen.

Wer trägt die Verantwortung?

Die Verantwortung für die Ordnungsmäßigkeit der Buchhaltung und Aufzeichnungen liegt letztendlich beim Unternehmer, auch dann, wenn er die Arbeiten anderen übertragen hat.

Welche allgemeinen Anforderungen an die Buchhaltung gibt es?

Bücher und Aufzeichnungen müssen so geführt sein, dass ein sachkundiger Dritter in angemessener Zeit sich einen Überblick über die Aufzeichnungen verschaffen kann. Die GoBD umfassen auch die Datenverarbeitungsverfahren und zugrundeliegenden Strukturen. Werden elektronische Systeme durch den Wandel ersetzt, muss die Ordnungsmäßigkeit weiterhin gewährleistet sein.

Beschaffenheit elektronischer und klassischer Buchhaltung

• Nur tatsächliche und wahre Geschäftsfälle dürfen aufgezeichnet werden
• Die Geschäftsfälle müssen systematisch erfasst und übersichtlich, eindeutig und nachvollziehbar gebucht werden. Die Belegablage muss entsprechend geordnet erfolgen, wobei kein Verfahren vorgeschrieben ist. Insbesondere wird das durch eine Verfahrensdokumentation gewährleistet. Ein Beispiel: Eine Lieferantenrechnung wird über das Konto “F Divers” gebucht: Diese Daten sind nicht mehr nachvollziehbar.
• Belege müssen getrennt und einzeln erfasst werden, sachlich nach Konten getrennt, es sei denn, die Buchung erfolgt aufgrund eines Beleges, zu dem Einzelaufzeichnungen gehören. Oft wird die Frage gestellt, ob Belege noch schriftlich vorkontiert werden müssen oder gleich im Buchführungssystem gebucht werden können. Wenn die chronologisch sortierten Belege nicht vorkontiert werden, lassen sie sich trotzdem gut nachvollziehen, wie zum Beispiel bei Kassenbelegen, Girokonten, Lohnbuchungslisten und der Anlagenbuchhaltung. Anders sieht das bei nicht chronologisch sortierten Belegen aus, wie zum Beispiel bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen und sonstigen Belegen. Hier macht eine schriftliche Vorkontierung durchaus Sinn.
• Die Geschäftsfälle müssen vollständig und lückenlos aufgezeichnet werden. Es muss verhindert werden, dass ein und derselbe Geschäftsfall doppelt oder gar nicht aufgezeichnet wird.
• Leichte Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, sowohl vom Beleg zur Buchung als auch von der Buchung zum Beleg (progressiv bzw. retrograd). Praxisbeispiele: Die Nachprüfbarkeit der Umsatzsteuer-Konsolidierung muss gewährleistet sein. Außerdem müssen die Interimskonten – zum Beispiel Geldtransit – nachprüfbar sein. Die Geschäftsfälle dürfen nicht “gestückelt” werden dürfen.
• Zeitnahe, laufende und aktuelle Erfassung der Geschäftsfälle. Eine weitere Vorgabe gibt es dazu nicht. Allgemein wird als zeitnah bei Bargeschäften die tägliche Erfassung, bei unbaren Geschäftsfällen die Erfassung innerhalb von 7 bis 10 Tagen angenommen. Außerdem sollten Rückstellungen nicht Monate nach dem Bilanzstichtag gebucht werden usw.
• Die Lesbarkeit und Auswertbarkeit (mit dem ursprünglichen Inhalt) muss während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Die Daten müssen unveränderbar sein und dürfen nicht gelöscht werden können. Bei eMails müssen Anhänge ursprünglich erhalten bleiben (die eMails müssen archiviert werden, ggf. Mit einem eMail-Archivprogramm).

Was passiert, wenn die GoBD nicht eingehalten werden?

Wenn formelle Mängel und sachliche Unrichtigkeit/en auftauchen, erfolgt eine Zuschätzung durch den Prüfer.*1

Wann must du besonders aufpassen?

Zum Beispiel sollten verschiedene DV-Systeme gleiche Ordnungskriterien aufweisen. Auch beim Wechsel des Buchführungssystems ist ebenfalls Sorgfalt gefragt. Es gibt sicher weitere Gegebenheiten.

Welche Änderungen sind geplant?

Die „Neuauflage“ ist das BMF-Schreiben vom 11.07.2019, das zurückgezogen wurde.

*1        Evtl. formelle Mängel mit sachlichem Gewicht. Vgl. BFH vom 24.06.1997 VIII R 9/96; BFH vom 28.10.2015 X R 47/13 (NV); Ermessensausübung: BFH vom 25.03.2015 X R 20/13

*2        BMF-Schreiben vom 19.06.2018

BMF, 14.11.2014, IV A 4 – S 0316/13/10003 – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

IWW Institut: Zweifelsfragen zum Kontieren der Belege im Rahmen der Erstellung der Buchführung

https://www.iww.de/kp/archiv/kontierung-zweifelsfragen-zum-kontieren-der-belege-im-rahmen-der-erstellung-der-buchfuehrung-f43285

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